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Comment coordonner un événement


Coordonner un événement suit le même processus de base, si vous êtes responsable des événements sociaux, comme les mariages, les anniversaires ou les partis, ou des réunions d'affaires, telles que des séminaires, des conférences de presse, conventions de vente ou assemblées d'actionnaires. Vous devez avoir de bonnes compétences en gestion de projet et être capable de gérer des tâches multiples, souvent dans des délais serrés. Votre objectif principal est de faire de cet événement un succès exceptionnel pour votre client.

Instructions


•  Rencontrez votre client pour discuter des exigences pour l'événement. Découvrez les objectifs de l'événement et le nombre de personnes qui assisteront. Demandez si le client exige la restauration ou les équipements spéciaux, tels que les présentateurs ou animateurs. Élaborer un plan provisoire et le calendrier pour l'événement, et d'examiner avec votre client de se assurer que vous avez couvert toutes les exigences.

Obtenir des estimations de deux entreprises qui fourniront des services ou des installations pour l'événement. Préparer un budget basé sur les estimations et obtenir un accord sur les chiffres. Discuter des modalités de paiement, y compris un paiement de dépôt et de première étape pour couvrir vos dépenses avant l'événement.

•  Identifier les sites appropriés pour l'événement. Vérifiez qu'ils disposent de la capacité pour l'événement et les installations pour soutenir le programme prévu. Discutez de vos besoins avec les sites présélectionnés pour se assurer qu'ils peuvent répondre à vos exigences. Présentez vos recommandations des sites au client et faire une réservation ferme pour garantir votre date. Informer le lieu choisi de vos besoins pour la journée et je accepte les normes de service.

•  Sélectionnez les fournisseurs de services d'événements et de négocier les termes et conditions. D'accord menus et les coûts avec des entreprises de restauration. Choisissez présentateurs et animateurs. les ordres d'achat de question et convenir des horaires de livraison avec tous les fournisseurs. Avant l'événement, veuillez communiquer avec les fournisseurs pour se assurer qu'ils sont dans les temps pour livrer à temps. Obtenir les coordonnées d'urgence de tous les fournisseurs en cas de problèmes sur la journée.

•  lancer des appels d'invités ou mettre sur pied un programme de marketing pour attirer les délégués à un événement d'affaires. Fournir invités ou délégués avec des détails de voyage et un agenda pour la journée. Organiser l'hébergement pour les invités ou présentateurs qui seront logés avant ou après l'événement. Contactez délégués à des événements d'affaires avant le jour de leur rappeler à y assister.

•  Préparer une liste de contrôle final à surveiller les arrangements sur la journée. Vérifiez que tous les fournisseurs seront livrer à temps et être préparés à faire autre arrangement s dans le cas d'un problème. Demandez à l'endroit de vérifier sièges et le service de table et se assurer que suffisamment de personnel sont en service. Surveiller l'événement pour se assurer que tout se déroule bien. Après l'événement, vérifiez que votre client est satisfait de l'issue de l'événement.




        

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