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Comment écrire une lettre d'annulation de réunion

Comment écrire une lettre d'annulation de réunion

La vie ne se passe pas toujours comme prévu. Si vous trouvez que vous ne pouvez pas organiser une réunion à l'heure et la date vous pensé que vous pourriez, en envoyant une lettre d'annulation de réunion est l'étiquette appropriée. Il montre que vous respectez le temps de vos collègues, et vous vous souciez assez pour leur dire, il ya eu un changement de plan. Vous ne avez pas à être auto-révélatrice; si vous voulez partager la raison de la réunion est annulée, vous pouvez le faire. Si non, ce est OK, aussi.

Instructions


Ecrire une lettre pour permettre autant de préavis que possible. Sauf si la réunion doit être annulée à la dernière minute, de composer la lettre annonçant les nouvelles au moins une semaine d'avance.

•  Dirigez la lettre formellement. Inclure la date, le nom, l'adresse et le titre officiel du destinataire. Commencez la lettre par «Cher», et suivre avec nom et prénom du destinataire.

•  Faites le point immédiatement. Mettez les nouvelles concernant la réunion annulée dans la première phrase, y compris la date, l'heure et l'endroit où il aurait été tenue. Par exemple, "La réunion prévue pour le vendredi 1 Juillet 2014, à 14 heures dans la bibliothèque du comté a été annulé."

•  Inclure des détails sur la raison pour laquelle la réunion a été annulée, à condition que la raison est adéquat pour l'impression. Par exemple, "Le président du club devait assister à des funérailles hors de la ville ce week-end, et la réunion doit être reportée." Si la raison de l'annulation de la réunion ne est pas approprié pour l'impression, être vague. Dites la réunion a été annulée pour un certain nombre de raisons, y compris privée, technique ou financier.

•  exprimer des remords et mes meilleurs voeux. Par exemple, "Nous espérons que cette annulation n'a pas causé de quiconque tout inconvénient. Nos plus sincères excuses si elle a."

•  Donner des instructions supplémentaires. Si la réunion a été reportée, inclure le jour nouveau, la date, l'heure et l'emplacement. Par exemple, "La réunion a été reprogrammée le mardi 5 Juillet, à 14 heures, au centre de la communauté." Si vous ne savez pas quand la prochaine réunion aura lieu, dites-le. Par exemple, "Une nouvelle réunion n'a pas encore été fixée. Vous serez contacté avec les informations en temps opportun. Si vous avez des questions ou des préoccupations, se il vous plaît communiquer avec Sally Wheeler, au poste 228."

•  Apologise nouveau. Par exemple, "Encore une fois, nous nous excusons pour toute commodité cela pourrait avoir causé."

•  Fin de la lettre avec une signature officielle. Inclure votre titre officiel et des informations de contact sous votre signature.




        

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