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Comment prendre rendus de réunions avec le logiciel

Comment prendre rendus de réunions avec le logiciel

Dans les jours précédant les ordinateurs, la secrétaire du patron assister à des réunions et notez les points soulevés dans la sténographie. Elle serait alors saisissez-les et distribuer les points-clés de la réunion que "minutes" à ces gens qui ont assisté à la réunion. Dans les jours de l'informatique Cependant, le rôle de rédiger le procès-verbal est soit assumée par la personne qui a appelé la réunion ou la tâche est attribué à chaque membre de réunions régulières à leur tour. Bien qu'il y ait un logiciel spécial pour la prise minute, tout ce que vous avez besoin est l'application de traitement de texte ordinaire vous avez installé sur votre ordinateur portable, comme Microsoft Word ou OpenOffice Writer.

Instructions


•  Obtenez une copie du procès-verbal de la réunion précédente pour voir le format. De cela, vous pouvez créer un modèle. Ecrire dans les rubriques, mais laisser les détails vide. Chaque entreprise a un style de maison de minutes et il est préférable de rester à proximité de ce style. Enregistrez le modèle de sorte que vous serez en mesure de le réutiliser si vous allez avoir la tâche de prendre régulièrement minutes.

•  Ouvrez vous modèle et l'enregistrer avec un nom différent. Ce est une bonne idée d'inclure la date de la réunion au nom de fichier. Cela vous permettra de localiser le bon fichier plus tard.

•  Obtenir une copie de l'ordre du jour de la réunion. Comme vous avez été invité à assister à la réunion vous, comme tous les participants auront été remis une copie de l'ordre du jour au moins un jour à l'avance de la réunion. Copiez la liste des personnes invitées dans la section «Présent» des minutes. Même si certaines de ces personnes ne se présentent pas, il sera plus facile de couper et coller les noms sur la section Présent dans la section "excuses" lorsque vous êtes à la réunion plutôt que de taper dans le nom de toutes les personnes présentes lorsque vous sont en fait là.

•  Copiez le bas les rubriques de chaque élément de l'ordre du jour dans la rubrique «Instances» des minutes. Ce travail de fond rendra votre tâche beaucoup plus simple une fois que vous entrez dans la réunion.

•  Prenez votre ordinateur portable à la réunion. Lancez-le et obtenir votre traitement de texte ouvert avec les contours minutes avant le début de la réunion. Lorsque la réunion commence, vous saurez ce que les noms de passer de la section «Présent» à la section "excuses". Vous pouvez être invité à lire chaque sujet à l'ordre du jour de la réunion progresse et les points de l'ordre du jour se coché. Vous serez en mesure de les lire directement à partir des minutes plutôt que l'ordre du jour. Certains chefs d'équipe préfèrent diriger la minute preneur, si ce ne est pas le cas, écrire quelques lignes de résumé de ce qui a été discuté sous chaque rubrique de sujet.

•  Décochez la version finale du procès-verbal avec le président, après la réunion. Une fois qu'ils sont approuvés, vous pouvez imprimer une copie pour chaque personne qui a été invitée à la réunion (y compris ceux qui ne se est pas) et puis les distribuer.




        

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