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Comment rédiger un manuel de procédures de bureau


De temps en temps, les travailleurs peuvent avoir besoin de se rafraîchir la mémoire sur la façon d'effectuer certaines tâches. De même, les nouveaux employés à une organisation voudront apprendre les ficelles aussi rapidement que possible sans avoir à garder les superviseurs interrompre ou collègues avec d'innombrables questions. Un manuel de procédures de bureau accomplit ces deux objectifs, tout en offrant des protocoles et des attentes de performance qui peuvent être référencés dans la suite des évaluations et de la documentation des employés pour des actions disciplinaires écrites.

Instructions


•  Identifier le but et la portée du manuel de bureau que vous souhaitez développer. Le contenu de manuels de bureau se situe généralement en deux catégories: (1) la façon d'interagir avec les gens et (2) comment effectuer des tâches spécifiques, y compris le fonctionnement de l'équipement nécessaire pour créer, gérer et fournir des biens et services. manuels de bureau comportent souvent des organigrammes, des répertoires de ressources et exemples de formulaires. La complexité d'un manuel de bureau qui est basé sur les utilisateurs cibles seront. Si, par exemple, le contenu se rapporte à la relation client et la façon de traiter les plaintes, il ne serait pas judicieux d'inclure des chapitres sur la façon d'un chariot élévateur fonctionne ou comment manipuler des matières dangereuses.

•  Décidez de la présentation de format qui se adapte le mieux aux besoins de votre entreprise. Alors que les manuels de bureau sont généralement considérés comme des lignes directrices imprimées sur papier et placés dans des reliures à trois anneaux avec onglets objet de division, la technologie a ouvert la porte à plus excitant - ainsi que plus économiques - les méthodes de diffusion de l'information. Considérons, par exemple, si un manuel de procédures en ligne, il serait plus facile et plus rapide pour les employés d'accéder aux informations en entrant des mots-clés. Un format électronique pourrait également faciliter le processus de mise à jour et la révision du contenu ainsi que l'intégration de contenu et vidéo démonstrations audio pour améliorer l'apprentissage.

•  Faites une liste de tous les sujets de chapitre que vous voulez que votre manuel d'aborder. Si, par exemple, vous décidez d'écrire des lignes directrices sur la façon d'utiliser diverses pièces d'équipement de bureau, vous souhaitez identifier les sections individuelles pour les ordinateurs, les télécopieurs, les systèmes téléphoniques, microfiches, photocopieurs, systèmes d'enregistrement, machines à affranchir et des dispositifs d'assemblage. Décidez si vous allez écrire tout le contenu vous-même ou attribuer le premier projet de chaque section pour les personnes qui connaissent bien le sujet.

•  Organiser ses étapes, depuis les concepts les plus simples à ceux qui sont plus compliquées. Demandez-vous si l'inclusion de photographies, dessins, tableaux ou autres graphiques viendra compléter la compréhension de l'utilisateur de la matière. Fournir un glossaire des acronymes et la terminologie spécifique à la tâche. Lorsque cela est possible, fournir des exemples de la façon de remplir les ordres de réquisition, les demandes de remboursement de Voyage, les demandes de vacances, les feuilles de temps, les reçus des clients et d'autres formulaires utilisés par la société.

•  Mettre en place un cadre de temps pour remplir chaque section du nouveau manuel. Si nécessaire, programmer un bloc de temps chaque jour pour la recherche, la rédaction, la révision et l'assemblage de contenu.

•  Avoir le contenu examinés par le personnel des RH et du personnel juridique avant leur diffusion afin de se assurer que son langage est clair, concis et conforme aux mandats et règlements provinciaux et fédéraux. Fournir à chaque bénéficiaire du manuel avec une feuille signe-off indiquant leur accord pour lire les documents et de se conformer à ses directives.

Conseils et avertissements

Un manuel de bureau doit toujours être considéré comme un travail en cours et, par conséquent, être revu sur une base continue afin de se assurer que le contenu est un reflet exact des procédures suivies et l'équipement utilisé pour effectuer ces tâches.




        

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